Dopo l’emozionante proposta di matrimonio, si fanno strada mille pensieri: location, abito, fiorista, budget, etc etc etc … Da dove iniziare???... Il rischio è quello di farsi prendere da ansie e preoccupazioni e di non riuscire a vivere questi bei momenti con la serenità che meriterebbero.
Iniziate allora a navigare sul web in cerca di “qualcosa” che possa aiutarvi e il più delle volte, nei risultati delle vostre ricerche, vi imbattete in siti di Wedding Planner.
Vi addentrate, leggete qua e là e pensate: “Potrebbe essere quello che mi occorre!”…
ma una domanda vi ronza in testa: chi è esattamente il Wedding Planner e di che cosa si occupa?
Non vi preoccupate, la maggior parte delle coppie che ho avuto il piacere di conoscere e di accompagnare al fatidico sì, mi hanno posto la stessa domanda!
Proverò quindi a fare un po' di chiarezza….
Partiamo dall’ABC…
La traduzione letterale, dall’inglese all’italiano, ci dice che:
WEDDING = MATRIMONIO
PLANNER = PIANIFICATORE
e quindi, per la proprietà transitiva 😊:
WEDDING PLANNER = PIANIFICATORE DI MATRIMONIO
A questo punto penserete: “ok… chiaro, ma… concretamente, di che cosa si occupa?”
Entriamo quindi nel dettaglio.
La Wedding Planner (spero non vi dispiaccia ma, riguardandomi, parlerò al femminile! 😊) è una professionista esperta del settore “matrimonio” e di tutto quello che vi ruota intorno che, grazie alla sua conoscenza, esperienza e creatività, è in grado di aiutarvi a realizzare il vostro sogno.
In che modo?
Attraverso i suoi servizi, la sua consulenza e proponendovi soluzioni originali che sarete solo voi a valutare, di volta in volta, con calma e serenità, rimanendo liberi di godervi i mesi che vi separano dal grande giorno.
Per semplificare il tutto potremmo schematizzare come segue…
La Wedding Planner:
vi ascolta (sempre e comunque!);
progetta (insieme a voi e per voi!);
pianifica (nel breve e nel lungo termine);
organizza (risolve problemi e imprevisti);
offre consulenza (per aiutarvi ma non sostituirvi);
coordina (regalandovi serenità e spensieratezza).
VI ASCOLTA
La Wedding Planner deve innanzitutto sapervi ascoltare dall’inizio alla fine del percorso, capire quello che desiderate, quello che sognate, comprendere le vostre esigenze ed entrare in empatia con voi (e vi assicuro che non tutti hanno questo “dono”).
Vi prenderà per mano e vi accompagnerà, passo a passo, fino al grande giorno.
Potrete snocciolare ogni vostro dubbio senza alcun timore di fare domande “sciocche”. MI RACCOMANDO! Ve lo dico perché spesso mi capita che gli sposi abbiano il timore di chiedere per paura di fare figuracce. Quello che dico sempre loro è che nessuna domanda è stupida: se avete un dubbio o qualcosa che vi “tormenta” o non vi sono chiare delle cose, DOVETE assolutamente chiedere!
Stupido sarebbe non farlo! E’ giusto che sia tutto sempre chiaro e limpido, perché portarvi dietro questioni irrisolte? Quindi chiedete, richiedete e richiedete ancora fino a che non avrete messo a posto il tassello che vi manca!
Oltre a questi aspetti “emozionali”, per potervi aiutare nel modo giusto, la Wedding Planner dovrà anche tenere ben presente il lato pratico: il budget!
Non si può iniziare un processo di organizzazione senza prima avere costruito un budget ben dettagliato, anche perché, in base alle vostre possibilità e conoscendo quelli che sono i vostri desideri, sarà in grado di proporvi diverse soluzioni.
Sistemato il budget, lo terrà monitorato in maniera puntuale e costante, facendo sì che ogni eventuale aumento di spesa sia, innanzitutto, condiviso con voi e poi ben ricalibrato sulle altre voci, in modo da mantenere invariato il totale.
PROGETTA
Una volta ascoltate le vostre idee, i vostri desideri ed individuati i vostri gusti, inizierete, insieme, a progettare il vostro matrimonio: dalla tipologia di location ai vari allestimenti; dalla musica al fotografo, dalla scelta di un eventuale “tema” o “colore” allo studio del Wedding Design più appropriato, e così via.
Ogni aspetto del matrimonio, ogni minimo dettaglio, anche ciò che non avreste mai immaginato potesse servire, verrà valutato, discusso e progettato insieme ma, assolutamente scelto da voi!
Una piccola precisazione relativamente al Wedding Design: non tutte le Wedding Planner sono anche Wedding Designer.
Il Wedding Designer è un professionista creativo, che si occupa dell’aspetto estetico del matrimonio, dando forma e colore alle vostre idee: dalle decorazioni all’allestimento della location, passando per la grafica delle partecipazioni, la progettazione e la creazione di tutta la Wedding Stationery (Tableau, menù, segnatavolo, etc), etc.
Ma niente paura, nel caso in cui la Wedding Planner non si occupasse anche di questo aspetto, demanderà al suo Wedding Designer di fiducia.
PIANIFICA
Una volta terminata la fase progettuale, inizia quella della pianificazione.
Ogni attività verrà inserita in un calendario condiviso, con delle scadenze precise e verrà costantemente monitorata ed aggiornata.
Come già accennato, verrà effettuata anche una pianificazione del budget indicato, riportando ogni voce di costo (location, catering, allestimenti, musica e intrattenimento, ecc.), assegnandogli una determinata priorità (in base alle vostre necessità) ed inserendo le scadenze dei vari pagamenti richiesti dai fornitori che verranno selezionati.
Programmare le attività future, da quelle a breve termine fino a quelle più a lungo temine, stilando una timeline con i tempi e le scadenze di ogni fase organizzativa è fondamentale per ottimizzare la preparazione del matrimonio, garantendo il miglior risultato in termini di costi e benefici del risultato finale.
ORGANIZZA
L’organizzazione è la fase operativa della pianificazione.
Partendo dalle attività programmate, si iniziano ad attuare tutte le operazioni necessarie per raggiungere l’obiettivo finale: trasformare il vostro sogno in realtà!
Questa fase comprende:
ricerca e selezione dei fornitori. Partendo da una lista di aziende e professionisti di fiducia, verrà selezionata e proposta una rosa di “candidati” (solitamente 3 per categoria) più adatti alle vostre esigenze. In questo modo, presentandovi soluzioni già “filtrate”, eviterete perdite di tempo, rischi e situazioni spiacevoli. Il vostro compito? Semplicemente scegliere in base alle vostre preferenze! Non è meraviglioso? 😊
richiesta preventivi. Garantendo sempre assistenza nelle trattative e nella negoziazione del prezzo;
esame, valutazione e controllo dei vari contratti. Grazie alla sua esperienza, prima della loro sottoscrizione, la Wedding Planner vi aiuterà a verificare la correttezza di tutti i contratti e a concordare con il fornitore, nel caso mancassero, clausole per voi importanti. Non male vero? 😊
programmazione agenda con tutti i vari appuntamenti (prove abito, prove menù, etc);
organizzazione sopralluoghi necessari alla progettazione dell’evento e alla pianificazione del lavoro di ogni fornitore scelto;
segnalazione scadenze;
e molto altro ancora! ... non potete nemmeno immaginare!
Insomma, non vi è dubbio che, affidandovi alla Wedding Planner e alla sua capacità di “problem solving”, ci guadagnerete in tempo, “salute” e denaro! evitando mille telefonate (la maggior parte delle volte irritanti), problemi, imprevisti e avendo la certezza che tutto procederà per il meglio e nei tempi stabili. Vi sembra poco? 😊
OFFRE CONSULENZA
Trasversale a tutte le fasi del processo che porteranno alla realizzazione del vostro matrimonio, sarà la consulenza: una vera e propria costante durante tutto il percorso.
Dal momento in cui vi siederete davanti alla vostra Wedding Planner per raccontarle come immaginate il vostro matrimonio, inizierà la sua attività di consulenza… “guidandovi” e “consigliandovi” al meglio in tutte le scelte che dovrete fare e “cucendovi” addosso ogni minimo dettaglio, ogni vostra emozione, ogni singolo desiderio per arrivare a confezionarvi “su misura” un matrimonio unico ed indimenticabile: IL VOSTRO!
Vi aiuterà ad individuare i professionisti giusti di cui avrete bisogno.
Anche se avrete già scelto la location o altri fornitori, sarà pronta a prendere in mano la situazione gestendo ogni rapporto tra loro e voi, negoziando i prezzi, stabilendo le tempistiche dell’evento e definendo ogni minimo dettaglio, per far sì che tutto fili alla perfezione.
Abbiamo già spiegato come, anche nelle fasi precedenti, durante il planning e l’organizzazione, la Wedding Planner offre la sua assistenza.
Ma la consulenza vera e propria, prende sostanza dal momento in cui si cominciano a valutare i preventivi dei relativi fornitori da selezionare e, successivamente, i loro contratti.
In questa fase non verranno semplicemente messi a confronto dei prezzi, ma verranno considerati e valutati tutti gli elementi che li vanno a determinare.
Ogni preventivo ed ogni contratto andrà letto con le dovute attenzioni, capendo bene ciò che comprende e ciò che esclude ed eventuali clausole; facendo attenzione agli orari di fruibilità del servizio (ad esempio: per le location, per i camerieri, per gli open bar, etc.); o ancora, studiando con attenzione eventuali punti critici, per intavolare trattative migliorative.
Nella consulenza rientrano, ovviamente, anche:
indicazioni sul galateo del matrimonio;
indicazioni sulla giusta disposizione dei tavoli nella sala;
personalizzazione dell’evento tramite il design ed i dettagli;
etc etc etc
Grazie al costante monitoraggio della Wedding Planner ogni tuo possibile dubbio o incertezza svanirà e non dovrai avere paura né di aver tralasciato qualcosa, né di esserti perso dei “pezzi” per strada.
La cosa più bella è che verrai messo nella condizione di dover soltanto scegliere fra diverse soluzioni, avendo ben presenti tutti gli eventuali pro e contro di ogni scelta.
COORDINA
Il coordinamento del matrimonio è la fase finale di tutta la pianificazione e l’organizzazione del matrimonio.
È il momento in cui “si va in scena”. Tutti gli “attori” chiamati a partecipare devono essere perfettamente pronti e allineati.
Tutto deve essere assolutamente perfetto e rispecchiare i vostri desideri, in ogni minimo dettaglio.
Tutto quello che è stato deciso, scelto e immaginato prenderà forma.
La Wedding Planner ha il compito di gestire l’intera giornata, coordinando tutti i fornitori affinché tutto proceda senza intoppi.
Programmerà quindi una scaletta che verrà condivisa preventivamente, non solo con gli sposi, ma anche con tutti i partners che saranno coinvolti durante la giornata.
Tra i compiti della Wedding Planner durante il “wedding day” annoveriamo:
se la Wedding Planner è anche Wedding Designer: dovrà innanzitutto organizzarsi per portare tutti i materiali realizzati, insieme agli allestimenti definiti in location, come in Chiesa o in Comune; posizionarli dove stabilito, allestire e creare le varie scenografie personalizzate dove previste (come, ad esempio, l’angolo della confettata e delle bomboniere o del photobooth, gli addobbi floreali per la torta, etc.), curando ogni minimo dettaglio. Personalmente, occupandomi in prima persona anche del Design del matrimonio, e sapendo che non è semplice gestire anche tutto il resto dovendo seguire anche questa parte, mi organizzo per tempo, arrivando sempre decisamente prima degli altri fornitori, in modo da poterli seguire al meglio al loro arrivo;
verificare che tutti i fornitori siano presenti all’orario fissato e, se così non fosse, contattarli immediatamente, per assicurarsi che stiano arrivando e che siano operativi per gli orari stabiliti;
una volta arrivati i fornitori, seguire il loro operato per assicurarsi che ogni cosa venga realizzata esattamente come richiesta e, quindi, supervisionare il posizionamento e la realizzazione dei loro allestimenti;
gestire eventuali imprevisti ed inconvenienti dell’ultimo minuto. Fidatevi, succedono sempre!!! ma la Wedding Planner, grazie alla sua favolosa capacità di problem solving, sistemerà tutto in men che non si dica, senza che voi vi accorgiate di nulla!);
verificare la disposizione dei tavoli nella zona ricevimento;
effettuare il check dei posti a sedere, assicurandosi che coincidano con la disposizione riportata nel Tableau de Mariage;
coordinare i vari momenti e le diverse fasi della giornata, dalla preparazione degli sposi al momento più scenografico del taglio della torta per poi seguire con il party, fino a chiusura;
alla chiusura, quando tutti gli ospiti e gli sposi saranno andati via, super visionare la fase di disallestimento dei vari fornitori e, a sua volta, disallestire le aree di cui si era occupata;
verificare che tutto sia a posto prima di lasciare la location.
Concludendo quindi, organizzare un matrimonio non è semplice come potrebbe sembrare: la riuscita dipende da tutta una serie di dettagli che solo un “occhio allenato” riesce a non farsi sfuggire.
Pensate ad un concerto di musica classica: la melodia che scaturisce dal suono dei diversi elementi, ci coinvolge ed emoziona se c’è un direttore capace di coordinare tutti i musicisti, indicando i tempi giusti e gli ingressi dei vari strumenti.
Se vuoi che il tuo matrimonio “suoni” una melodia perfetta ed indimenticabile, senza essere esausti e sempre di corsa, perché le cose da seguire sono troppe ed il tempo a disposizione è sempre troppo poco, o, senza esservi goduti la parte divertente o, ancora, senza la preoccupazione di non riuscire a rispettare il vostro budget, allora posso aiutarvi a rendere quella melodia perfetta ed indimenticabile ma, soprattutto, espressione di voi stessi, del vostro essere, dei vostri sentimenti e dei vostri desideri.
Spero di aver fatto un po’ più di chiarezza su chi è e cosa fa la Wedding Planner, Avete le idee un po' più chiare?
Mi auguro di sì!
Ma, se avete bisogno di ulteriori chiarimenti o avete altre domande da pormi, non esitate a contattarmi!
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